Un viaje de negocios siempre representa un reto; ya sea porque vas a cerrar o negociar un contrato importante, o si vas a establecer relaciones estratégicas para tu empresa, éste siempre se vuelve una gran oportunidad para crecer profesionalmente.
Sabemos que un viaje siempre implica una gran planificación, sobre todo cuando se trata de negocios. Hay que tener en cuenta una serie de trámites y recomendaciones que te ayudarán a evitar imprevistos durante tu estancia.
- Reúne la documentación necesaria
Un viaje de negocios puede surgir como un imprevisto en tu agenda, así que procura siempre tener tus documentos personales en vigor.
Además, infórmate si los países a los que viajarás requieren visado y qué tipo de documentos e información necesitas aportar para obtener el mismo.
Si vas a conducir, recuerda también tener en regla tu licencia.
- Infórmate sobre el destino.
Algunos aspectos relacionados con la cultura del país que visitarás, podrían ser importantes para el éxito de tus negocios al momento de tratar con aquellas personas con las que debes trabajar.
Antes de viajar, pregunta sobre qué horarios tiene el país, cómo vestirte, saludar, el carácter de sus habitantes y demás.
Siempre es importante conocer el estado de la seguridad del país al que viajas; si necesitas algún tipo de vacuna para ingresar o si existen leyes diferentes a las de tu país en cuanto a la conducción, comunicación, entrada de medicamentos, etc.
Investiga sobre la calidad de la sanidad, el uso de adaptadores para enchufe, cobertura 4G o wifi, cómo y dónde cambiar moneda, etc.
- Contrata un seguro de viaje
A diferencia del resto, los viajes de la empresa pueden acarrear una serie de incidencias cuyos gastos conviene cubrir con un aseguro de viaje específico en caso que ocurran. El uso frecuente del transporte aumenta la posibilidad de que nuestro equipaje se extravíe o que suframos pérdida de conexiones o servicios contratados a causa de retrasos o cancelaciones de alguno de los medios.
Un seguro además te podría ayudar a recuperar objetos o documentos importantes en caso de que los pierdas durante tu viaje.
- Elige y haz correctamente la maleta
Es muy diferente hacer la maleta para un viaje de negocios que para un viaje de placer.
Consulta con tu compañía las dimensiones y pesos máximos del equipaje a facturar y el equipaje de mano y demás bultos permitidos.
Ten en cuanto cuántos días estarás de viaje para considerar cuántas prendas llevar; cuántas reuniones o cenas tendrás.
La colocación de los elementos dentro de la maleta también es importante.
Comienza distribuyendo los zapatos, protegidos con una bolsa, en el fondo de la maleta y, para ahorrar espacio, dentro de los mismos puedes introducir, también envueltos en tela o plásticos, calcetines doblados o bisutería, pañuelos o ropa interior.
Continúa aprovechando la base de la maleta para colocar otros elementos de peso.
Recuerda siempre disponer las prendas más delicadas pero menos susceptibles de arrugarse encima del resto de elementos de la maleta.
- Mantente conectado
Contar con un ordenador, Smartphone, tablet o cualquier dispositivo electrónico con posibilidad de conexión a internet para poder trabajar durante tu viaje de negocios es fundamental. Estos también te darán la posibilidad de mantener el contacto con tu empresa y con las personas que vas a trabajar. Por ello, estudia si es conveniente contratar un plan de llamadas y datos internacional con tu compañía antes de marcharte o, en cambio, adquirir un terminar o activar un tarifa en el país de destino.
No olvides los cables, baterías, cargadores de todos los terminales, así como los dispositivos de almacenamiento de datos que vayas a usar.
Ten a la mano tus contraseñas en la nube por si tienes que almacenar o recuperar archivos y mirar la posibilidad de instalar un certificado digital en tu navegador por si tienes que hacer algún trámite administrativo una vez fuera de tu país de origen.
- Elige bien el hotel
La ubicación del hotel es uno de los criterios más importantes que deberías tener en cuenta a la hora de reservar uno u otro, ya que será el lugar desde el que te desplaces a menudo para acudir a tus compromisos laborales.
El espacio en el que te alojes durante tu viaje seguramente no solo será un lugar para descansar, si no también para trabajar o mantener algunas entrevistas.
Hotel Villa Margarita tiene los espacios adecuados para cualquier tipo de reunión. Además, recuerda que contamos con servicios de planificación de eventos corporativos y desayunos.