Planificar un evento es una tarea agotadora, porque implica coordinar y tener control de todas las actividades que se llevarán a cabo en el mismo. La reservación del lugar, la decoración, la comida, la lista de invitados, fijar una fecha en el calendario, entre otras, son sólo algunas de las tareas que debemos tener en cuenta.
Recuerda que el éxito de un evento radica en hacer de este una experiencia memorable. Y si nuestros invitados pasaron un buen momento y se quedaron con ganas de más, es porque tu evento ha cumplido con sus expectativas. Sin embargo, no es tarea fácil pero tampoco imposible.
Te invitamos a leer este artículo que han preparado nuestros especialistas de Hotel Villa Margarita con los mejores consejos para organizar cualquier tipo de evento social.
Innova la temática de tu evento.
La gran mayoría de tus invitados ya habrán asistido a miles de eventos sociales similares (bodas, bautizos, 15 años, cumpleaños, etc.), independientemente de la celebración que estés planeando, resulta de suma importancia innovar el concepto para que se vuelva memorable. ¿Hay forma de aumentar la creatividad? Sí, pero es de suma importancia que pienses diferente y busques inspiración en las cosas que más disfrutas para lograr transmitir a tus invitados el concepto que deseas, y que ellos se sientan especiales y recuerden tu evento como la mejor celebración a la que han asistido.
Define y planifica los tiempos para tu evento
Todos los eventos requieren de una programación de tiempos que siempre deben realizarse con anticipación para evitar cualquier eventualidad que pueda ocurrir en el camino. Existen tres grandes etapas previas al desarrollo de un evento que deben considerarse: la planificación, logística y promoción del mismo.
Primero debemos fijar aspectos como: La elección de la temática, decoración y alimentación. Luego debemos hacer una labor de logística para programar la disponibilidad de nuestros invitados, fijar una fecha, el lugar y la distribución del espacio del mismo; para poder elaborar todo lo que ya se ha planificado previamente. Finalmente enviamos las invitaciones y promovemos nuestro evento por todos los medios necesarios.
Asesórate con especialistas
La elección de la temática, coordinación y logística son actividades que demandan mucho tiempo. Si no eres un experto en el desarrollo de eventos, lo ideal es que te asesores de un especialista para no saturarte de muchas actividades. También debes considerar que al momento de desarrollar tu evento, deberás contratar un equipo de staff que te facilitará los servicios de atención dentro de tu evento.
Al momento de escoger a tu staff, debes establecer qué actividades estarán desarrollando. Importante es escoger personas en las que notes una actitud positiva y sociable. Más allá de tener todo lo que necesitas, busca personas que sean decididas y concretas. La actitud lo es todo.
Elige el mejor lugar para llevar a cabo tu celebración
Imagina que ya tienes el concepto de tu evento, la fecha y a tus invitados, pero desafortunadamente no cuentas con el espacio necesario para atender a todos los participantes. O tal vez no cuentas con los recursos necesarios para ofrecer el mejor entretenimiento o los servicios que tu evento requiere. El lugar que elijas influirá en la experiencia memorable que brindarás a todos los presentes.
Algunas características que debes tomar en cuenta son: Escoger un lugar amplio, con buena ubicación para asegurar la asistencia de todos tus invitados. Es importante que este tenga un ambiente acogedor y que su personal esté altamente capacitado para cubrir con todas tus necesidades. Este es uno de los puntos de mayor valor, ya que con su experiencia te ofrecerán las mejores opciones acordes a tus necesidades (montaje de escenarios, pistas de baile, servicio de catering y cualquier otra solicitud que tengas)
Por suerte en Hotel Villa Margarita, además de contar con amplios y cómodos salones, nuestro personal está ampliamente calificado para asesorarte de la mejor manera y complacer tus gustos y tus expectativas.
Esperamos que estos consejos te sean de utilidad y te invitamos a seguirnos en nuestras redes sociales, Facebook e Instagram, donde además estaremos compartiendo diferentes ideas para tus celebraciones, ofertas y servicios.
